1. Ustal, kto odpowiada za dokumenty

Wskaż osobę zbierającą materiały i kontaktującą się z księgowością. Ustal, kto potwierdza cel wydatku, a kto wyjaśnia brakujące informacje. Dobrze, jeśli te zasady znają również koordynatorzy projektów i osoby dokonujące zakupów. Krótka, wspólna instrukcja jest praktyczniejsza niż ustalenia rozproszone w wielu wiadomościach.

2. Opisuj cel wydatku na bieżąco

Po kilku miesiącach trudno odtworzyć, do którego działania należał zakup. Warto od razu dopisać cel i wskazać projekt, jeśli wydatek go dotyczy. Przy środkach z dotacji opis dostosuj do umowy i wytycznych finansującego. Wątpliwości uzgodnij przed rozliczeniem — nie każdy wydatek organizacji automatycznie jest kosztem konkretnego projektu.

3. Rozdziel informacje o finansowaniu

Darowizna, składka i dotacja mogą dotyczyć różnych działań. Uzgodnij z księgowością oznaczenia źródeł finansowania oraz sposób przekazywania informacji. Pomaga to zachować czytelność danych bez tworzenia równoległych, niespójnych zestawień.

4. Nowy projekt zaczynaj od rozmowy

Zanim zespół zacznie wydawać środki, przekaż księgowości umowę i budżet. Ustalcie sposób identyfikowania dokumentów oraz potrzebne zestawienia. Rozdzielcie zadania księgowości i koordynatora: ewidencja wydatku, kontrola realizacji budżetu i opis efektów projektu to różne czynności.

5. Regularnie przeglądaj sprawy otwarte

Krótka rozmowa o brakach i nowych działaniach pozwala wyjaśnić pytania wcześniej. Na potrzeby własnej organizacji przygotuj listę spraw do omówienia.

• Które dokumenty wymagają uzupełnienia?
• Czy pojawiły się nowe umowy lub źródła finansowania?
• Czy księgowość zna zmiany w projekcie?
• Jakie dane będą potrzebne do najbliższego rozliczenia?