Jeden porządek dla wszystkich dokumentów

W transporcie dokumenty powstają w biurze, w trasie i w systemach dostawców. Zanim ustalisz strukturę folderów, uzgodnij z księgowością, jakie materiały przekazujesz, w jakim formacie i w jakim terminie. Poniższa lista jest punktem wyjścia do tej rozmowy, a nie jednakowym zestawem obowiązków dla każdej firmy.

• Faktury sprzedaży i dokumenty korygujące.
• Dokumenty zakupowe: paliwo, serwis, części i opłaty związane z trasą.
• Wyciągi z rachunków firmowych, także walutowych, oraz informacje o rozliczeniach gotówkowych.
• Umowy i harmonogramy dotyczące leasingu, najmu lub finansowania pojazdów.

Połącz wydatek z jego kontekstem

Sam dokument nie zawsze wyjaśnia, czego dotyczy zakup. W wewnętrznym opisie warto podać pojazd, trasę albo zlecenie, jeśli ma to znaczenie dla rozliczenia. Przy korekcie wskaż dokument pierwotny. Przy płatności zbiorczej pomóż powiązać przelew z odpowiednimi fakturami. Taki opis ułatwia wyjaśnianie pytań, ale nie zastępuje dokumentu wymaganego dla danego rozliczenia.

Zagranica i waluty: przekaż komplet informacji

Jeżeli otrzymujesz faktury w różnych walutach lub korzystasz z kart paliwowych, ustal, jakie zestawienia są potrzebne razem z dokumentami źródłowymi. Przekazuj czytelne pliki i wszystkie strony dokumentu. Nie zakładaj, że sam wydruk obciążenia karty wyjaśnia całą transakcję. Sposób rozliczenia wymaga oceny konkretnego zakupu i dokumentacji.

Wprowadź krótkie zamknięcie miesiąca

Wyznacz w firmie osobę, która sprawdza kompletność materiałów i przekazuje brakujące informacje. Prowadź prostą listę: dokument otrzymany, przekazany, wymaga wyjaśnienia. O nowym pojeździe, rachunku bankowym czy umowie poinformuj księgowość od razu, zamiast czekać do końca miesiąca.

• Sprawdź, czy są wszystkie faktury sprzedaży i korekty.
• Zbierz dokumenty od kierowców i zestawienia od dostawców.
• Porównaj płatności z otrzymanymi dokumentami.
• Przekaż listę braków i spraw wymagających wyjaśnienia.